AGENZIA DELLE ENTRATE

 

PROVVEDIMENTO 25 ottobre 2010.

(Agenzia delle Entrate)

 

Provvedimento attuativo della comunicazione dell'impronta relativa ai documenti informatici rilevanti ai fini tributari, ai sensi dell'articolo 5 del decreto 23 gennaio 2004.

IL DIRETTORE DELL'AGENZIA

...omissis...

Dispone:

1 Soggetto obbligato e termini di comunicazione dell'impronta

1.1. Il soggetto interessato, il responsabile della conservazione ovvero il soggetto eventualmente delegato da quest'ultimo in base all'art 5, comma 2, della deliberazione del Centro nazionale per l'informatica nella Pubblica amministrazione (CNIPA)

(*), del 19 febbraio 2004, n. 11, comunicano per via telematica all'Agenzia delle entrate, ai sensi dell'art. 5 del decreto 23 gennaio 2004 concernente le modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici e alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto, entro il 4° mese successivo alla scadenza del termine di presentazione della dichiarazione dei redditi, l'impronta dell'archivio informatico - sul quale è stata apposta la firma digitale e la marca temporale - dei documenti rilevanti ai fini tributari oggetto della conservazione, nonché la marca temporale.

1.2. L'archivio informatico di cui al punto 1.1. può essere costituito da uno o più documenti informatici rilevanti ai fini tributari ovvero da un'evidenza informatica contenente l'impronta o le impronte dei predetti documenti o di un insieme di essi.

1.3. Nel caso, previsto dall'articolo 1, comma 1, lettera o), della deliberazione del CNIPA n. 11 del 2004, di riversamento sostitutivo di documenti contenuti in un archivio la cui impronta è stata comunicata ai sensi del punto 1.1., è obbligatoria - in deroga al termine di cui al punto 1.1. - la comunicazione della nuova impronta dell'archivio informatico in cui sono contenuti i documenti oggetto di riversamento sostitutivo entro il termine di 4 mesi dal completamento del procedimento di riversamento sostitutivo.

1.4. Con successivo provvedimento, ai sensi dell'art. 6, comma 2, del decreto 23 gennaio 2004, saranno definite le modalità mediante le quali esibire - in via telematica - i documenti conservati nell'archivio informatico di cui al punto 1.1.

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(*) A seguito delle modifiche introdotte dal D.L.vo dell'1 dicembre 2009, n. 177, riguardante la "Riorganizzazione del Centro nazionale per l'informatica nella pubblica amministrazione, a norma dell'art. 24 della legge 18 giugno 2009, n. 69", il CNIPA ha assunto la denominazione di DigitPA.

2. Contenuto della comunicazione

2.1. La comunicazione dell'impronta dell'archivio informatico oggetto della conservazione deve essere conforme alle specifiche tecniche di cui all'allegato 1, approvate con il presente provvedimento. Essa contiene, tra l'altro:

- i dati identificativi del soggetto interessato, del responsabile della conservazione, del soggetto eventualmente delegato dal responsabile della conservazione;

- l'elenco dei documenti cui l'impronta si riferisce;

- l'indicazione del luogo in cui è conservata l'evidenza informatica da cui è stata generata l'impronta dell'archivio;

- la marca temporale apposta all'archivio.

2.2. La generazione dell'impronta deve avvenire in conformità alla vigente deliberazione del CNIPA emanata ai sensi dell'articolo 3, comma 2, del D.P.C.M. 30 marzo 2009.

2.3. Nell'ipotesi di cui al successivo punto 4.1., lett. b), nella comunicazione deve essere indicata la data in cui l'intermediario ha assunto, nei confronti del soggetto che gli ha conferito l'incarico, l'impegno alla trasmissione telematica della stessa.

3. Effetti della comunicazione

3.1. La comunicazione all'Agenzia delle entrate dell'impronta dell'archivio informatico dei documenti rilevanti ai fini tributari oggetto della conservazione estende la validità dei documenti medesimi fino a che permane a fini tributari l'obbligo di conservazione dei documenti stessi.

4. Modalità di trasmissione della comunicazione

4.1. La comunicazione di cui al punto 1.1. è effettuata per via telematica:

a) direttamente, tramite il servizio telematico Entratel o Internet (Fisconline), in relazione ai requisiti posseduti per la trasmissione telematica delle dichiarazioni di cui al decreto del Presidente della Repubblica del 22 luglio 1998, n. 322, e successive modificazioni;

b) tramite gli intermediari abilitati alla trasmissione telematica delle dichiarazioni di cui all'art. 3, commi 2-bis e 3, del citato D.P.R. n. 322/98.

4.2. L'Agenzia delle entrate rende gratuitamente disponibile il software di controllo necessario per verificare la congruenza dei dati da trasmettere con quanto previsto dalle specifiche tecniche allegate al presente atto. Il predetto controllo deve essere eseguito obbligatoriamente prima della trasmissione telematica della comunicazione di cui al punto 1.1, pena lo scarto della comunicazione medesima.

5. Ricevute

5.1. La comunicazione di cui al punto 1.1. si considera effettuata nel momento in cui è completata, da parte dall'Agenzia delle entrate, la ricezione del file contenente i dati medesimi.

5.2. L'Agenzia delle entrate comprova l'avvenuta ricezione del predetto file mediante un'attestazione, identificata da un numero di protocollo, contenuta in un file munito del codice di autenticazione per il servizio Entratel o del codice di riscontro per il servizio Internet (Fisconline), generati secondo le modalità descritte, rispettivamente, al paragrafo 2 ed al paragrafo 3 dell'allegato tecnico al decreto 31 luglio 1998 e successive modificazioni.

5.3. La ricevuta di cui al punto 5.2. non è rilasciata e, conseguentemente, i dati si considerano non trasmessi, qualora il file che li contiene sia scartato per uno dei seguenti motivi:

a) mancato riconoscimento del codice di autenticazione o del codice di riscontro di cui ai citati allegati tecnici del decreto 31 luglio 1998 e successive modificazioni;

b) codice di autenticazione o codice di riscontro duplicato, a fronte dell'invio dello stesso file avvenuto erroneamente più volte;

c) file non elaborabile, in quanto non verificato utilizzando il software di controllo di cui al punto 4.2.;

d) mancato riconoscimento del soggetto tenuto alla trasmissione dei dati, nel caso di trasmissione telematica effettuata da un soggetto di cui al punto 4.1. lettera b);

e) in caso di riversamento sostitutivo di cui al punto 1.3., non corrispondenza del numero e della tipologia dei documenti contenuti nell'archivio informatico per il quale era già stata comunicata l'impronta e quelli contenuti nell'archivio riversato.

5.4. Le circostanze elencate al punto precedente sono comunicate, sempre per via telematica, al soggetto che ha effettuato la trasmissione del file, il quale è tenuto a riproporne la corretta trasmissione entro i 5 giorni lavorativi successivi alla comunicazione di scarto.

5.5. Per le comunicazioni effettuate ai sensi del punto 4.1., lettera b), gli intermediari sono tenuti a fornire copia delle attestazioni di cui al punto 5.2. ai soggetti cui i dati si riferiscono.

6. Comunicazione correttiva

6.1. E' consentita la trasmissione - per una sola volta - di un file in sostituzione di un altro precedentemente inviato come comunicazione ordinaria, purché esso si riferisca al medesimo periodo di riferimento e la sostituzione avvenga non oltre 30 giorni dal termine di trasmissione dei dati da sostituire.

6.2. La comunicazione correttiva deve contenere tutti i dati in precedenza trasmessi con le modifiche ed integrazioni che si sono rese necessarie.

6.3. La sostituzione, ove confermata dal sistema con l'attestazione di cui al punto 5.2., comporta l'automatico annullamento del file precedentemente inviato, che non può essere, conseguentemente, in alcun modo ripristinato.

7. Disposizioni transitorie

7.1. Entro il termine previsto per l'invio dell'impronta dell'archivio informatico relativa al periodo d'imposta in corso all'1 gennaio 2010, devono essere inviate, distinte per periodo di imposta, le impronte degli archivi informatici dei documenti rilevanti ai fini tributari e degli ulteriori dati e notizie indicati al punto 2.1. oggetto della conservazione, riguardanti i periodi d'imposta antecedenti a quello in corso all'1 gennaio 2010.

8. Trattamento dei dati

8.1. I dati e le notizie raccolti, trasmessi in conformità al decreto legislativo del 30 giugno 2003, n. 196 (Codice in materia di protezione dei dati personali), sono inseriti nei sistemi informativi dell'Agenzia delle entrate e sono trattati, secondo i princìpi di necessità, pertinenza e non eccedenza stabiliti dalla medesima normativa.

8.2. I dati così comunicati vengono conservati in un'apposita sezione dell'Anagrafe Tributaria ed il trattamento di questi da parte dell'Agenzia delle entrate è riservato esclusivamente ai soggetti che, per la loro attività di accertamento, saranno abilitati all'accesso.

Motivazioni

Il presente provvedimento disciplina le modalità di attuazione dell'obbligo di invio all'Agenzia delle entrate dell'impronta dell'archivio informatico dei documenti rilevanti ai fini tributari oggetto di conservazione in attuazione dell'articolo 5 del decreto del Ministro dell'Economia e delle Finanze 23 gennaio 2004 (d'ora innanzi per brevità D.M.), recante le modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto.

In primo luogo vengono individuati i soggetti tenuti ad effettuare l'adempimento, che sono: il contribuente direttamente interessato, il responsabile della conservazione ovvero il soggetto da questi delegato ai sensi della deliberazione CNIPA 19 febbraio 2004, n. 11.

In secondo luogo, conformemente a quanto previsto dal menzionato articolo 5 del D.M., come modificato dal decreto ministeriale 6 marzo 2009, è fissato il termine ultimo per procedere all'invio, entro il 4° mese successivo alla scadenza del termine per la presentazione della dichiarazione dei redditi.

Sono, inoltre, individuati, conformemente alle previsioni contenute nel D.P.C.M. 30 marzo 2009 ed agli standard riconosciuti a livello internazionale, gli algoritmi che possono essere utilizzati per la generazione dell'impronta. Quest'ultima deve essere calcolata sull'archivio su cui sono stati apposti firma digitale e marca temporale.

Viene infine previsto che i contribuenti che effettuano il riversamento sostitutivo dei documenti contenuti in un archivio per il quale già era stata inviata l'impronta, entro 4 mesi dal completamento del procedimento di riversamento, saranno tenuti a ripetere la comunicazione; ciò in quanto il riversamento sostitutivo comporta modifica della rappresentazione informatica dei documenti e rende, dunque, priva di valore l'impronta a suo tempo generata.

L'archivio di cui deve essere generata l'impronta può essere composto dai documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie o da un'evidenza informatica contenente a sua volta l'impronta o le impronte di tali documenti o di loro insiemi.

Nel caso di più archivi, il contribuente può scegliere se effettuare un'unica comunicazione dell'impronta complessiva ovvero tante comunicazioni quanti sono gli archivi. Nel primo caso, il luogo di conservazione dei documenti coincide con il luogo in cui è generata l'impronta inviata.

Ai sensi dell'articolo 5, comma 2, del D.M. sono individuati i dati e le notizie ulteriori rispetto all'impronta dell'archivio che devono essere comunicati all'Agenzia delle entrate.

L'invio dell'impronta consentirà all'Amministrazione finanziaria di conoscere i contribuenti che adottano sistemi sostitutivi di conservazione dei documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie, nonché i dati relativi ai responsabili della conservazione ed ai soggetti da questi eventualmente delegati all'esecuzione di specifiche operazioni, ai sensi dell'articolo 5, comma 2, della deliberazione del CNIPA n. 11 del 2004.

Inoltre, secondo quanto disposto dall'articolo 5, comma 1, del D.M., la comunicazione dell'impronta avrà l'effetto di estendere la validità dei documenti conservati.

L'invio dell'impronta deve avvenire esclusivamente in via telematica attraverso i servizi Entratel o Fisconline, a seconda delle caratteristiche del soggetto che effettua l'adempimento, ovvero tramite gli intermediari abilitati.

E' prevista la possibilità di inviare una comunicazione correttiva rispetto a quella iniziale, non oltre 30 giorni dal termine di trasmissione dei dati da sostituire; solo le comunicazioni ordinarie possono essere oggetto di sostituzione.

Viene, infine, disciplinato l'invio delle impronte degli archivi informatici dei documenti rilevanti ai fini tributari e degli ulteriori dati e notizie di cui al punto 2.1., relativi ai periodi d'imposta antecedenti a quello in corso all'1 gennaio 2010.

Con successivo provvedimento, saranno definite le modalità mediante le quali le aziende che effettuano conservazione digitale/sostitutiva esibiranno - in via telematica - i documenti conservati nell'archivio informatico, ai sensi dell'art. 6, comma 2, del decreto 23 gennaio 2004.

Riferimenti normativi

a) Attribuzioni del Direttore dell'Agenzia delle entrate

Decreto legislativo del 30 luglio 1999, n. 300 [art. 57; art. 62; art. 66; art. 67, comma 1; art. 68, comma 1; art. 71, comma 3, lettera a); art. 73, comma 4];

Statuto dell'Agenzia delle entrate, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale del 20 febbraio 2001, n. 42 (art. 5, comma 1; art. 6, comma 1);

Regolamento di amministrazione dell'Agenzia delle entrate, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale del 13 febbraio 2001, n. 36 (art. 2, comma 1);

decreto del Ministro delle Finanze 28 dicembre 2000, concernente disposizioni recanti le modalità di avvio delle Agenzie fiscali e l'istituzione del ruolo speciale provvisorio del personale dell'A.F. a norma degli artt. 73 e 74 del D.L.vo n. 300/1999, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 9 del 12 gennaio 2001.

b) Disposizioni relative alla comunicazione dell'impronta relativa ai documenti informatici rilevanti ai fini tributari

Decreto del presidente della Repubblica 22 luglio 1998, n. 322 e successive modificazioni ed integrazioni: regolamento recante modalità per la presentazione delle dichiarazioni relative alle imposte sui redditi, all'imposta regionale sulle attività produttive e all'imposta sul valore aggiunto (pubblicato in Gazzetta Ufficiale n. 208 del 07 settembre 1998);

decreto del Ministero delle Finanze 31 luglio 1998, recante modalità tecniche di trasmissione telematica delle dichiarazioni e dei contratti di locazione e di affitto da sottoporre a registrazione, nonché di esecuzione telematica dei pagamenti (pubblicato in Gazzetta Ufficiale n. 187 del 12 agosto 1998);

decreto 23 gennaio 2004, come modificato dal decreto ministeriale 6 marzo 2009, recante modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto (pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 27 del 3 febbraio 2004);

deliberazione del Centro nazionale per l'informatica nella Pubblica amministrazione n. 11 del 19 febbraio 2004, contenente regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali - Art. 6, commi 1 e 2, del Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, di cui al decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 (pubblicata in Gazzetta Ufficiale n. 57 del 9 marzo 2004);

decreto del Presidente del Consiglio del 13 gennaio 2004 concernente regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici (pubblicato in Gazzetta Ufficiale n. 98 del 27 aprile 2004);

decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, recante il codice dell'amministrazione digitale;

deliberazione del Centro nazionale per l'informatica nella Pubblica amministrazione n. 45 del 21 maggio 2009, contenente regole per il riconoscimento e la verifica del documento informatico (pubblicata in Gazzetta Ufficiale n. 282 del 3 dicembre 2009);

decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 30 marzo 2009, recante "Regole tecniche in materia di generazione, apposizione, verifica delle firme digitali e validazione temporale".

c) Disposizioni relative al trattamento dei dati personali

Decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, codice in materia di protezione dei dati personali.