PRESIDENZA DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI
DECRETO DEL PRESIDENTE DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI 30 luglio 2003.
(Gazzetta Ufficiale n. 191 del 19 agosto 2003)
Acquisizione di beni e servizi ed esecuzione dei lavori in economia, ovvero a trattativa privata, per gli organismi di informazione e sicurezza.
IL PRESIDENTE
DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI
...omissis...
Decreta:
Art. 1.
Oggetto e ambito di applicazione
1. Il presente decreto, dall'anno finanziario 2003 ed in relazione alle rispettive strutture ordinative, regolamenta i casi e le modalità differenziati di ricorso alla procedura di acquisizione di beni e servizi e di esecuzione dei lavori in economia, ovvero a trattativa privata, per gli organismi di cui agli articoli 3, 4 e 6 della legge 24 ottobre 1977, n. 801.
Art. 2.
Definizione e denominazioni
1. Ai fini del presente decreto si intende:
a) per legge, la legge 24 ottobre 1977, n. 801;
b) per CESIS, la segreteria generale del comitato esecutivo per i servizi di informazione e sicurezza di cui all'art. 3 della legge;
c) per SISMI, il servizio per le informazioni e la sicurezza militare di cui all'art. 4 della legge;
d) per SISDE, il servizio per le informazioni e la sicurezza democratica di cui all'art. 6 della legge;
e) per organismi, gli organismi di informazione e sicurezza di cui alla legge e, segnatamente, CESIS, SISMI e SISDE;
f) per direttore, il segretario generale del CESIS e i direttori di SISMI e SISDE;
g) per struttura amministrativa, la struttura cui sono affidati nell'ambito di ciascun organismo le procedure di esecuzione della spesa;
h) per struttura tecnica, tutte le strutture che, nella materia di competenza, predispongono programmi, capitolati tecnici e provvedono alla gestione tecnica dei contratti ovvero concorrono a tale attività;
i) per strutture decentrate, i centri operativi e, per particolari esigenze, le strutture tecniche per SISMI e SISDE.
2. Nelle attività precontrattuali, contrattuali e di esecuzione, CESIS, SISMI e SISDE adottano le denominazioni convenzionali stabilite, rispettivamente, con determinazione del Presidente del Consiglio dei Ministri, dei Ministri della Difesa e dell'Interno.
Art. 3.
Acquisto di beni e servizi
ed esecuzione dei lavori - Princìpi generali
1. Per la protezione degli interessi essenziali alla sicurezza dello Stato, che impongono speciali misure di riservatezza, nonchè per assicurare la necessaria tempestività all'attività degli organismi, l'acquisto di beni e servizi e l'esecuzione di lavori sono effettuati in via generale con la procedura di spesa in economia ovvero mediante contratti a trattativa privata, anche in deroga alle disposizioni vigenti in materia.
2. Gli organismi, per l'acquisizione di beni e servizi, hanno la facoltà di utilizzare le convenzioni quadro di cui all'art. 26 della legge 23 dicembre 1999, n. 488 (29) e successive modificazioni qualora le concrete condizioni di fornitura risultino compatibili con le richiamate esigenze di riservatezza e tempestività.
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(29) Ved. Boll. Lav. e Trib. 2000, pag. 245; I.L.P. 2000, pag. 121.
Art. 4.
Modalità di esecuzione in economia e limiti di spesa
1. L'esecuzione in economia degli interventi può avvenire:
a) in amministrazione diretta;
b) a cottimo fiduciario;
c) con sistema misto.
Sono in amministrazione diretta i lavori, i servizi ed i beni per i quali non occorre l'intervento di alcun imprenditore. Essi sono effettuati con materiali, mezzi e personale proprio.
Sono a cottimo fiduciario gli interventi per i quali si rende necessario, ovvero opportuno, con procedura negoziata, l'affidamento ad imprese o persone fisiche esterne all'amministrazione.
Sono con sistema misto gli interventi effettuati con personale proprio e mezzi acquisiti o noleggiati con procedura negoziata.
2. Le procedure in economia, per l'acquisto di beni e servizi e per l'affidamento di lavori, occorrenti per l'organizzazione, il funzionamento e lo svolgimento delle attività istituzionali degli organismi, sono consentite fino al limite di importo di € 300.000,00 con esclusione dell'IVA. Il predetto limite può essere aggiornato con provvedimento del direttore, sulla base dell'indice nazionale ISTAT dei prezzi al consumo per le famiglie di operai e impiegati.
3. E' fatto divieto di artificioso frazionamento della spesa.
4. Le esigenze da soddisfare con il ricorso alla procedura in economia devono essere indicate nel relativo atto autorizzativo.
5. Per particolari esigenze info-operative, il limite di cui al comma 2 può essere superato con provvedimento motivato del direttore da comunicare al Presidente del Consiglio dei Ministri o ai competenti Ministri.
Art. 5.
Trattativa privata
1. Qualora non si faccia ricorso alla procedura in economia, gli organismi stipulano contratti a seguito di trattativa privata, dopo aver effettuato apposita indagine di mercato, senza l'assistenza dell'ufficiale rogante e prescindendo dalle forme di pubblicità previste dalle disposizioni vigenti.
2. Non è necessaria l'indagine di mercato:
a) per l'acquisto di beni la cui produzione è garantita da privativa industriale;
b) per l'acquisto di macchine, strumenti, oggetti di precisione o di particolare natura e prestazione di servizi che una sola ditta può fornire con i requisiti tecnici ed il grado di perfezione richiesti;
c) per i prodotti fabbricati a scopo di ricerca, di prova, di studio o di messa a punto anche di prodotti di serie;
d) quando si debbano prendere in affitto locali destinati ad esigenze di servizio;
e) quando l'urgenza dei lavori, forniture, trasporti ed altri servizi sia tale da non consentirne l'esperimento;
f) per le forniture complementari effettuate dal fornitore originario e destinate al rinnovo parziale di forniture o impianti d'uso corrente o all'ampliamento di forniture o impianti esistenti, qualora la sostituzione del fornitore obblighi l'amministrazione ad acquistare materiale di tecnica differente, l'impiego o la manutenzione del quale comporti l'incompatibilità o difficoltà tecniche sproporzionate;
g) per il completamento, la manutenzione e l'adeguamento di programmi software, il cui affidamento sia avvenuto a seguito di ricerca di mercato.
L'applicazione delle fattispecie di cui alle lettere a), b), c), e), f), e g) è effettuata previa documentata istruttoria tecnica.
3. In luogo dei pareri di organi esterni previsti dalla normativa vigente, l'autorità che approva il contratto acquisisce il preventivo parere di apposita commissione, composta da personale dipendente in possesso delle specifiche professionalità, ove necessario integrata da esperti di settore.
Art. 6.
Approvazione dei contratti - Esecuzione anticipata
1. I contratti sono stipulati dalla struttura amministrativa e approvati dal direttore o dai dirigenti eventualmente delegati con apposito decreto.
2. Nei casi di urgenza e comunque per i contratti per prestazioni di servizi per i quali la decorrenza dell'esecuzione coincida con l'inizio dell'anno finanziario, nelle more della ripartizione del fondo di cui all'art. 19, comma 1, della legge, il direttore o i dirigenti delegati possono autorizzarne l'esecuzione anticipata nei limiti di 1/5 del loro valore.
Art. 7.
Ricerche di mercato e trattative preliminari
1. Le ricerche di mercato, le trattative preliminari e l'acquisizione delle offerte sono effettuate dalla struttura amministrativa, previa acquisizione di apposite specifiche ovvero di capitolati predisposti dalle competenti strutture tecniche, con l'indicazione di massima delle ditte specializzate nei singoli settori merceologici.
2. In ogni caso, le trattative preliminari e l'acquisizione delle offerte sono svolte con ciascuna ditta separatamente ed in via riservata.
Art. 8.
Ditte fornitrici
1. Le ditte fornitrici degli organismi sono individuate tra quelle in possesso di nulla osta di sicurezza.
2. Possono altresì essere prese in considerazione quali ditte fornitrici quelle di cui siano state preventivamente verificate la correttezza commerciale e la capacità tecnica, nonchè l'assenza di controindicazioni nei confronti delle stesse ovvero dei rispettivi titolari, amministratori o legali rappresentanti.
3. Le acquisizioni di beni e servizi sino al limite di € 3.000,00 con esclusione dell'IVA, qualora non significative ai fini della tutela della riservatezza, possono essere effettuate anche presso ditte diverse da quelle individuate nei commi 1 e 2.
Art. 9.
Scelta della ditta fornitrice commissionaria, appaltatrice
1. La scelta della ditta fornitrice, commissionaria o appaltatrice è disposta previo esperimento di ricerca di mercato cui sono invitate, ove possibile, almeno cinque imprese.
2. Il numero delle ditte alle quali rivolgere la richiesta di offerta può essere ridotto al di sotto del limite fissato dal comma 1, con provvedimento motivato.
Si prescinde dalla richiesta di pluralità di preventivi nel caso di nota specialità del bene o servizio da acquisire, in relazione alle caratteristiche tecniche o di mercato, ovvero quando l'importo della spesa per l'acquisto di beni e servizi o per l'esecuzione di lavori non superi l'ammontare di € 20.000,00 con esclusione dell'IVA.
Il suddetto limite è elevato a € 40.000,00 con esclusione dell'IVA, per l'acquisizione di beni e servizi connessi ad impellenti o imprevedibili esigenze di sicurezza da indicare nell'atto autorizzativo della spesa.
3. La composizione della commissione per la valutazione delle offerte, di cui devono far parte almeno il titolare della struttura amministrativa o un funzionario da lui designato ed un rappresentante di quella tecnica, viene stabilita con decreto del direttore o del dirigente delegato. Le modalità per la valutazione delle offerte sono indicate, tenuto conto delle caratteristiche del bene o servizio da acquisire, nel provvedimento di attuazione del presente decreto di cui all'art. 18.
4. Nei casi di prestazione di servizi e forniture particolarmente complessi, in luogo della commissione per la valutazione delle offerte di cui al comma 3, può essere nominata una apposita commissione, anche integrata da esperti esterni agli organismi, nell'ipotesi di carenza di personale in possesso di specifiche professionalità.
Art. 10.
Competenze di impegno - Limiti
1. L'acquisizione di beni e servizi e l'esecuzione di lavori occorrenti per l'organizzazione ed il funzionamento delle strutture centrali e periferiche degli organismi sono disposte dal direttore o dai dirigenti delegati, entro i limiti di spesa loro attribuiti.
2. Le competenze eventualmente attribuite dal direttore ad altri dirigenti ai sensi dell'art. 6 consentono esclusivamente l'assunzione degli impegni di spesa.
3. Le acquisizioni connesse ad esigenze di minuto mantenimento possono essere disposte ricorrendo:
a) ad acquisti diretti sul mercato, quando la spesa non superi l'importo di € 5.000,00 IVA esclusa;
b) alla stipula di convenzioni, a seguito di ricerche di mercato annuali, per un importo non superiore a € 40.000,00 IVA esclusa.
4. I limiti di cui al comma 3 possono essere aggiornati con provvedimento del direttore con le modalità indicate dal comma 2 dell'art. 4.
Art. 11.
Modalità esecutive per l'acquisto di beni e servizi
1. L'acquisto di beni e servizi per spese di importo superiore a € 20.000,00 IVA esclusa, deve avvenire previa stipula di obbligazione commerciale tra la ditta prescelta con le modalità di cui al precedente art. 9 e l'amministrazione, rappresentata dal responsabile della struttura amministrativa.
2. Per spese di importo inferiore al limite di cui al comma 1 l'acquisto può essere effettuato mediante lettera d'ordine, che contenga tutti gli elementi identificativi del bene o del servizio da acquisire, il relativo prezzo nonchè le clausole cui la fornitura è assoggettata.
La lettera d'ordine viene sottoscritta per accettazione dalla ditta fornitrice.
3. Per le minute spese non è necessaria la compilazione dell'atto ricognitorio dell'avvenuta indagine di mercato.
Art. 12.
Modalità per l'esecuzione dei lavori
1. I lavori di minuto mantenimento dei locali e degli impianti fissi comunque acquisiti, in proprietà o in uso, possono essere eseguiti con personale e mezzi degli organismi, con la procedura in economia in amministrazione diretta o con sistema misto.
2. I nuovi lavori, i lavori di manutenzione straordinaria e quelli di adattamento di locali ed impianti indicati al precedente comma, nonchè i lavori di manutenzione ordinaria, che le strutture degli organismi non consentono di eseguire direttamente, sono realizzati a mezzo di ditte di cui all'art. 8, con le procedure stabilite nel presente decreto e sulla base di capitolati tecnici redatti dalla struttura tecnica.
3. Le modalità amministrative sono le medesime indicate all'art. 11.
I capitolati tecnici costituiscono parte integrante sia delle obbligazioni commerciali, sia delle lettere d'ordine.
4. La data di decorrenza delle obbligazioni commerciali e delle lettere d'ordine è stabilita da un verbale d'inizio lavori sottoscritto dalla ditta prescelta in contraddittorio con la struttura tecnica, rappresentata eventualmente dal direttore dei lavori.
5. I lavori eseguiti ai sensi del presente decreto non sono soggetti all'obbligo di comunicazione all'Autorità per la vigilanza sui lavori pubblici previsto dalla legge 11 febbraio 1994, n. 109, e dal relativo regolamento di attuazione approvato con decreto del Presidente della Repubblica 21 dicembre 1999, n. 554, e successive modificazioni.
Art. 13.
Ordinazione della spesa
1. Le ordinazioni, anche per le spese disposte dal direttore, sono fatte per iscritto a firma del responsabile della struttura amministrativa. Dell'avvenuta ordinazione viene data comunicazione alla struttura tecnica che ha richiesto il materiale, il servizio o i lavori.
Art. 14.
Esecuzione dei contratti e delle spese in economia
1. L'esecuzione dei contratti e delle spese in economia, prescindendo dagli aspetti relativi alla sicurezza, è affidata alle strutture tecniche competenti per materia, che sono responsabili dell'eventuale sorveglianza e del rispetto del termine contrattuale, che decorre dalla data di ricevimento da parte della ditta fornitrice dell'ordine di commessa.
2. La decorrenza del termine per i lavori e per le prestazioni di servizi non connesse a specifici ambiti temporali è determinata dalla struttura tecnica cui è affidata l'esecuzione del contratto, che ne deve informare tempestivamente la struttura amministrativa.
3. Le strutture tecniche competenti trasmettono a quella amministrativa, al termine dell'esecuzione, attestazione di regolarità.
Art. 15.
Collaudo
1. L'attestazione dell'avvenuta fornitura di beni e servizi è dichiarata da una commissione di collaudo appositamente nominata per spese, IVA esclusa, di importo superiore a € 50.000,00.
2. La commissione di collaudo si compone di un presidente, scelto tra i funzionari e due membri, scelti tra i dipendenti in possesso di preparazione tecnica adeguata. Uno di essi svolge anche le funzioni di segretario.
Nei casi di prestazioni di servizi e forniture particolarmente complessi, la commissione di collaudo può essere integrata da esperti esterni agli organismi, nell'ipotesi di carenza di personale in possesso di specifiche professionalità.
3. La commissione svolge i seguenti compiti:
a) assiste alle prove tecniche di funzionamento dei materiali oggetto del collaudo, avvalendosi eventualmente di un membro designato dalla struttura tecnica competente, ovvero di altro esperto di settore nell'ambito dell'organismo;
b) verifica la corrispondenza quantitativa e qualitativa dei materiali forniti;
c) dichiara l'accettazione o il rifiuto del materiale collaudato, entro il termine di trenta giorni dalla data di ricevimento dei materiali, ovvero di approntamento al collaudo;
d) redige apposito verbale, descrittivo delle operazioni compiute e dei giudizi espressi di cui alle lettere a), b) e c).
4. Qualora la consegna dei materiali, anche in relazione alle verifiche tecniche connesse al collaudo, venga effettuata presso la ditta fornitrice, o quando il collaudo debba aver luogo dopo l'installazione dei materiali in sito, il direttore può incaricare delle operazioni previste dal comma precedente una apposita commissione.
5. Per le forniture effettuate direttamente presso le strutture decentrate, i membri della commissione vengono prescelti tra il personale delle medesime, con l'eventuale integrazione di esperti in servizio presso la direzione dell'organismo.
6. Per i lavori il certificato di collaudo è sostituito da quello di regolare esecuzione ai sensi dell'art. 28, comma 3 della legge 11 febbraio 1994, n. 109 (30), e successive modificazioni ed integrazioni.
7. Per il collaudo di sistemi informatici, apparati e software, si applicano, in quanto compatibili, le norme dei capitolati appositamente predisposti in base alla vigente normativa.
8. Per i materiali di consumo pronti in commercio il verbale di collaudo è sostituito da apposita dichiarazione di buona provvista dell'organo ricevente.
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(30) Ved. Boll. Lav. e Trib. 1994, Suppl. n. 2, pag. 82; 1999, pag. 3125.
Art. 16.
Pagamento delle spese
1. Al pagamento delle spese di cui al presente decreto si provvede con ordinativi diretti sulla sezione di tesoreria provinciale competente, ovvero mediante aperture di credito emesse a favore del funzionario delegato.
2. Le aperture di credito sono estinte esclusivamente mediante buoni di prelevamento emessi dal funzionario delegato per ragioni di riservatezza connesse con la previsione di cui al comma 2 dell'art. 2 del presente decreto.
3. Per il pagamento delle spese il funzionario delegato può avvalersi delle forme di pagamento previste dai sistemi bancari e postali.
4. Le spese relative ai contratti sostenute con i fondi assegnati al funzionario delegato sono sottoposte esclusivamente al controllo successivo.
Art. 17.
Fondi di dotazione
1. Il direttore può attribuire fondi di dotazione ai responsabili delle strutture decentrate.
2. I dirigenti preposti alle strutture decentrate, utilizzando i predetti fondi, provvedono alle rispettive spese di funzionamento.
3. Rientrano fra le spese di funzionamento quelle occorrenti per l'acquisto di beni di facile consumo, nonchè le spese per l'ordinaria manutenzione della sede e per la riparazione degli automezzi, dei materiali di telecomunicazione e di supporto tecnico-operativo, il cui importo non superi i limiti di spesa stabiliti dal direttore con apposito provvedimento e sempre nel rispetto delle assegnazioni annuali.
Le spese che superino i suddetti limiti devono essere autorizzate dall'organo competente per limite di spesa. Qualora tali spese attengano a materiali o lavori risalenti alla competenza delle strutture tecniche, prima di concedere l'autorizzazione la struttura amministrativa acquisisce il parere di quella tecnica competente per materia.
4. Alle spese effettuate con i fondi di dotazione si provvede senza alcuna formalità.
I responsabili sono tenuti a dare conto dell'avvenuta ricerca di mercato mediante apposita dichiarazione.
5. Ogni struttura munita di fondo di dotazione rende mensilmente il conto amministrativo e trasmette la definitiva documentazione giustificativa al funzionario delegato per il tramite della struttura amministrativa.
Art. 18.
Rinvio
1. Per quanto non previsto nel presente decreto si applicano le disposizioni vigenti in materia, nei limiti di compatibilità con le preminenti esigenze di sicurezza e di segretezza degli organismi.
2. Con provvedimento di ciascun direttore vengono disciplinate le modalità di attuazione del presente decreto.
Roma, 30 luglio 2003
Registrato alla Corte dei conti il 7-8-2003
Ministeri istituzionali, Presidenza del Consiglio dei Ministri, registro n. 1/R, foglio n. 14
